Werken als freelancer in Barcelona

Woon je in Barcelona en wil je aan de slag als zelfstandige? Dan moet je je inschrijven als autónomo (zzp’er). Wij, zelf autónomas, leggen je in dit artikel precies uit hoe het werkt, wat de voor- en nadelen zijn en welke tips van pas kunnen komen om van jouw freelance-bestaan in Barcelona een succes te maken.

In Nederland ga je even langs bij de Kamer van Koophandel en sta je een halfuur later buiten als ondernemer. Dat werkt in Spanje helaas net even anders. Voordat je jezelf autónomo mag noemen en officieel facturen mag versturen, moet je je door een papierwinkel van documenten heen werken. Geen paniek, we leggen het stap voor stap uit.

In dit artikel vind je:

Inschrijven als zelfstandige

Natuurlijk zorg je dat je een NIE hebt en dat je staat ingeschreven in Barcelona (of in een andere Spaanse gemeente waar je woont). Daarna kun je je inschrijven als freelancer. Je aanmelden wordt in het Spaans darse de alta genoemd. Zorg dat je dat eerst – dus voordat je begint met werken –  hebt gedaan bij Hacienda, de Spaanse Belastingdienst.

Aanmelden bij Hacienda

Bij de Belastingdienst moet je het model 036 of 037 presenteren. Op deze formulieren, te vinden op de website van Hacienda, vul je je persoonlijke gegevens in, de activiteit die je gaat doen, het adres waarop je onderneming staat ingeschreven en de belastingen die je moet gaan betalen.

Model 037 is de simpele versie van model 036 en heeft iets meer beperkingen, maar moet in principe genoeg zijn voor een beginnend freelancer in Barcelona. Model 036 wordt doorgaans gebruikt door grote bedrijven.

Telkens wanneer er een verandering plaatsvindt in je persoonsgegevens (je gaat bijvoorbeeld verhuizen) moet je opnieuw model 036 of 037 presenteren bij de Belastingdienst.

Je kunt de modellen presenteren bij het Agencia Tributaria op Plaça del Dr. Letamendi 13 in de wijk Eixample. Hiervoor moet je van te voren een afspraak maken. Het aanmelden als freelancer bij Hacienda is gratis.

Ga je een winkel, bar of atelier openen? Dan moet je bij de gemeente ook een vergunning aanvragen voor de activiteit op een specifiek adres. Als je gaat verbouwen is er vanzelfsprekend een bouwvergunning nodig.

Aanmelden Seguridad Social

Nadat je je hebt aangemeld bij Hacienda ga je naar de Seguridad Social. Als je in loondienst bent, wordt je via je werk automatisch verzekerd, maar als freelancer is dat niet zo. Alle freelancers in Spanje zijn verplicht zich bij de Seguridad Social aan te melden. Als beginnend autónomo betaal je het eerste jaar elke maand een bijdrage van 50 euro. Het daaropvolgende halfjaar bedragen de kosten 138 euro en het halfjaar daarop 192 euro. Na die tijd komen de maandelijkse kosten uit op het bedrag van 275 euro (base de cotización mínima). Ben je jonger dan 35 jaar, dan heb je in het derde jaar ook nog recht op een korting van 30 procent.

Het minimumbedrag van 275 euro (base de cotización mínima) is voor alle freelancers hetzelfde, ongeacht hoeveel je verdient. Inderdaad: een flinke kostenpost, zeker als je inkomsten de eerste tijd nog niet zo hoog zijn. Bedenk wel dat je met deze bijdrage verzekerd bent voor onder meer (basis)gezondheidszorg, tijdelijke arbeidsongeschiktheid en zwangerschapsverlof. Het bedrag dat je ontvangt wanneer je niet kunt werken, bedraagt €919,80 per maand.

Je kunt er ook voor kiezen om meer af te dragen. Dan zou je ook meer ontvangen in het geval van arbeidsongeschiktheid en zijn er extra dekkingen van toepassing. Waar je precies recht op hebt, kunnen ze je bij de Seguridad Social te vertellen. Je kunt je ook laten informeren door een goede gestor.

Wat moet er op de factuur staan?

Een van de leukste dingen van het freelancen is het versturen van facturen. Zorg dat er in ieder geval jouw persoonlijke gegevens (adres zoals bekend bij de Belastingdienst) en de gegevens van je opdrachtgever opstaan. Zowel jouw IVA-nummer, dat gelijk is aan je NIE in het geval van autónomos, als het IVA/btw-nummer van je opdrachtgever moeten altijd op de factuur staan.

Verder is het voor facturen die je binnen Spanje verstuurt belangrijk om IVA en IRPF te berekenen.

IVA is hetzelfde als btw en zal in de meeste gevallen 21 procent zijn. Daarnaast kent Spanje de gereduceerde IVA en de supergereduceerde IVA, respectievelijk 10 en 4 procent, bijvoorbeeld voor horeca, boeken en journalistiek. De IVA kun je boven op het bedrag voor je opdracht rekenen en  moet je na elk trimester weer afdragen aan de Belastingdienst (scroll een stukje naar beneden voor uitleg over belastingaangifte).

Van het bedrag (de zogenoemde ‘base imponible’ zonder IVA) moet je ook nog 15 procent aftrekken. Dit is de inkomstenbelasting (IRPF) die in Spanje direct aan de belastingdienst betaald wordt in plaats van één keer per jaar. Bij de jaarlijkse aangifte, in juni, wordt gekeken of je een deel van dit geld terugkrijgt. Als je niet enorm veel verdient, kun je ervan uitgaan dat dat zo zal zijn. Zie het als een spaarproject waarbij je één keer per jaar krijgt uitbetaald. Veel freelancers gebruiken de teruggave bijvoorbeeld als vakantiegeld.

De IRPF zet je alleen op de facturen binnen Spanje. Voor starters is het percentage lager dan 15 procent.

Factureren aan landen buiten Spanje

Om als zelfstandige in Barcelona naar andere Europese landen dan Spanje te mogen factureren, heb je een internationaal VAT-nummer nodig, in Spanje ook wel een ROI-nummer genoemd (ROI staat voor Registro de Operadores Intercomunitarios). Het nummer bestaat uit je NIE met de letters ES (van España) ervoor.

Met dit nummer toon je aan dat je  geen BTW (IVA) en IRPF hoeft te verrekenen. Let op: dit geldt dus alleen voor landen in de Europese Unie.

Je kunt het nummer aanvragen door een aanpassing te doen aan model 036 en het formulier te presenteren bij Hacienda. Onder punt 582 op het formulier zie je als het goed is Solicita alta/baja en el Registro de Operadores Intercomunitarios staan. Hier kruis je het hokje voor alta aan. Ook bij punt 130 van het formulier (solicitud de alta/baja en el regiestro de operatoren intercomunicarios) zet je een kruisje.

Als je aanvraag wordt goedgekeurd, krijg je binnen twee tot drie weken een brief thuis waarin staat dat je je VAT-nummer vanaf nu kunt gebruiken.

Voor facturen naar landen buiten Europa moet je wél IVA rekenen en afdragen. De IRPF wordt, net zoals bij facturen naar Europese landen, aan het einde van het jaar berekend bij de jaaropgave. Factureer je met name buiten Spanje, dan is de kans groot dat je belasting zult moeten betalen.

Belastingaangifte

Als zzp’er in Spanje moet je vier keer per jaar – elke drie maanden – btw afdragen. Je hebt drie weken de tijd om de IVA van het voorgaande trimester te betalen. De IVA over je inkomsten en die over je uitgaven kun je tegen elkaar wegstrepen.  Voor de aangifte gebruik je model 303 op de site van Agencia Tributaria.

De periodes om BTW-aangifte te doen zijn in 2018 als volgt (T staat voor trimester):
T1: 1-21 april
T2: 1-21 juli
T3: 1-21 oktober
T4: 1-21 januari

Je vult op de formulieren in wat je de afgelopen periode verdiend hebt, wat je hebt uitgegeven aan diensten en producten en gaat hiermee naar je bank, waar je direct kunt pinnen. Online aangifte doen is ook mogelijk, maar daarvoor heb je een digitaal certificaat nodig (zie kopje hieronder voor meer informatie over hoe je dit certificaat verkrijgt). Veel freelancers laten de aangifte van de IVA over aan hun gastor (boekhouder).

Behalve de driemaandelijkse BTW-aangifte moet je ook één keer per jaar een jaaroverzicht doorgeven. Dat doe je met model 390. Hiervoor heb je de maand januari de tijd.

Digitaal certificaat

Om je aangiftes online te doen, heb je een digitaal certificaat nodig. Dit certificaat kun je zien als een soort DigiD, een elektronische handtekening om je te kunnen identificeren op websites van de overheid.

Hiervoor moet je een software downloaden (in FireFox of Internet Explorer), je aanvraag doen en je daarna identificeren bij het AEAT (C/Josep Carrer, 33, vlakbij het Columbus monument en de oude haven). Voor het identificeren moet je van te voren een afspraak maken.

Gestor

Als je het toch lastig vindt om alles zelf te regelen, raden we aan een gestor in de arm te nemen. Deze belastingadviseur helpt je met het invullen van de formulieren en kijkt waar je geld moet betalen of juist terugkrijgt. In Barcelona zijn er ook Nederlandssprekende gestors, mocht je dat prettig vinden.

Fijne werkplekken voor freelancers in Barcelona

Niet overal zijn ze even blij met freelancers die ’s morgens met hun laptop binnenwandelen, één café con leche bestellen en ’s middags pas weer vertrekken. In deze bars zijn freelancers van harte welkom, en is er vaak speciaal een lange tafel neergezet waar je met je laptop aan kunt schuiven.

Federal (Passatge de la Pau 11, gotische wijk)
Bicioci (C/Venus 1, Gràcia)
Alsur Café (Plaça de Sant Cugat 1, El Born)
Cosmo (C/Enric Granados 3, Eixample)

Tip: ben je sportief én op zoek naar een werkplek? Bij de sportscholen van Metropolitan kun je tegenwoordig ook terecht met je laptop.

Coworking in Barcelona

Zit je liever op een ‘echt’ kantoor dan thuis of in het café? In Barcelona zijn ontzettend veel coworkings. Dat zijn ruimtes waar freelancers uit uiteenlopende vakgebieden een tafel kunnen huren. Meestal kun je ook gebruikmaken van vergaderruimtes, een (dak)terras en kun je meedoen aan activiteiten, workshops en bijeenkomsten die door de coworking worden georganiseerd.

De kosten hangen maar net af van wat je nodig hebt. Bij een tafel die je maandag t/m vrijdag een dagdeel (parttime) kunt gebruiken moet je denken aan 70-100 euro per maand. Vanzelfsprekend loopt de prijs verder op als je hele dagen wilt werken (fulltime), ook gebruik wilt maken van de vergaderruimte, mee wilt doen aan activiteiten, etc. Bij sommige coworkings zijn er mogelijkheden om 24/7 toegang te hebben tot je werkplek.

Dit zijn wat ons betreft de 5 leukste coworkings van Barcelona:

  1. Betahaus – Een van de bekendste coworkings, met 230 freelancers van 45 verschillende nationaliteiten. (C/Vilafranca 7, Gràcia)
  2. MOB (Makers of Barcelona) – Twee locaties in de stad. (C/Bailen 11, Eixample en Ronda de Sant Pau 47, Sant Antoni)
  3. Aticco – Een zolderverdieping van meer dan 3000 m2 met uitzicht over de stad. (Ronda Sant Pere 52, Eixample/El Born)
  4. Meet BCN – 210 m2, pas gerenoveerd en veel lichtinval (Rambla de Catalunya 125, Eixample)
  5. PIPOCA – Hartje stad, creatieve inrichting en veel jonge mensen (C/Portaferissa , gotische wijk)

Overige tips

In de Facebookgroep Nederlanders in Barcelona zitten ook heel wat freelancers. Mochten je vragen na dit artikel nog niet beantwoord zijn, of mocht je een specifiekere vraag hebben, zou je het daar ook eens kunnen proberen. Op de pagina kun je ook contact zoeken met Nederlandse gestors.

Kom ook eens langs bij de Mesa Naranja. Deze tweewekelijkse lunch is speciaal bedoeld voor Nederlandse ondernemers en freelancende professionals in Barcelona.

Verder organiseert de Nederlandse Vereniging in Barcelona elke maand een Nederlandse borrel. Houd de Facebookpagina van NVBCN in de gaten voor data en locaties.